Kewalahan dengan Tugas? Buat Skala Prioritas!

Apakah kamu termasuk . . .

Orang yang suka menunda-menunda tugas hingga akhirnya tugas itu menumpuk?

Merasa waktu 24 jam sangat kurang untuk menyelesaikan tugas?

Terlalu sibuk sehingga kebingungan tugas mana yang harus didahulukan?

Mulailah untuk membuat Skala Prioritas!

Apa itu Skala Prioritas ?

 

Skala prioritas adalah urutan kebutuhan yang disusun berdasarkan tingkat urgensinya, dari yang paling dibutuhkan atau sangat mendesak, dapat ditunda pemenuhannya, hingga yang tidak perlu dipenuhi.

Karena pada topik kali ini berkaitan dengan time management maka tujuan penyusunan skala prioritas ini adalah untuk menghindari waktu terbuang di luar perencanaan yang telah disusun serta menghemat energi yang tersedia.

Untuk menyusun skala prioritas kita bisa menggunakan Matrix Eisenhower.

Matriks Eisenhower dirancang oleh Dwight David Eisenhower – seorang jenderal dan negarawan tentara Amerika yang menjabat sebagai Presiden Amerika Serikat ke-34 dari tahun 1953 hingga 1961. Selama Perang Dunia II, ia adalah seorang jenderal bintang lima di Angkatan Darat Amerika Serikat dan menjabat sebagai Panglima Tertinggi yang menyiapkan strategi untuk invasi Sekutu ke Eropa.

Dwight membuat keputusan sulit terus menerus tentang tugas mana yang harus dia fokuskan setiap hari. Hal ini akhirnya mendorongnya untuk menciptakan Metode Eisenhower yang terkenal di dunia, yang hari ini membantu kita memprioritaskan berdasarkan urgensi dan kepentingan.

MENDESAK (URGENT)	PENTING (IMPORTANT)
Membutuhkan perhatian segera	Membutuhkan inisiatif dan proaktif
Durasinya kecil	Fokus untuk mengerjakan dengan hasil yang berkualitas
Melibatkan pemikiran jangka pendek	Melibatkan pemikiran jangka panjang yang selaras dengan tujuan hidup
Pengambilan keputusan kurang optimal dan kurang signifikan dengan tujuan jangka panjang	Berdampak besar pada kesuksesan

Tugas-tugas penting menjadi mendesak pada waktunya jika ditunda terlalu lama, tidak diberikan perhatian yang layak atau dilakukan tanpa minat yang nyata. Seperti meluangkan waktu untuk menulis catatan, menghindari tugas yang sulit, mempersiapkan presentasi merupakan tugas penting yang dapat menjadi mendesak jika kita berpura-pura terlalu sibuk menangani hal yang tidak mendesak atau menunda dengan sengaja dengan harapan dapat mencapainya suatu hari nanti.

Tugas-tugas penting selaras dengan misi dan tujuan hidup dan memiliki dampak besar pada kesuksesan. Tugas-tugas penting membutuhkan inisiatif dan proaktif. Pemikiran strategis, analisis risiko, pembuatan peta jalan, curah pendapat, membuat keputusan yang tepat, semuanya membutuhkan waktu khusus untuk menghasilkan tugas yang berkualitas.

Berdasarkan urgensi dan kepentingan Matrix Eisenhower membaginya menjadi  4 Kuadran:

Kuadran pertama ‘DO’ (Mendesak dan Penting)

Tugas-tugas di kuadran ini sangat penting dan harus dilakukan sebaiknya pada hari yang sama. Ini adalah tugas yang perlu dilakukan untuk menghindari konsekuensi negatif. Biasanya merupakan tugas yang paling memakan waktu dan energi dalam sehari. Karenanya kita tidak ingin benar-benar memulainya karena kita tahu berapa jumlah energi yang harus diinvestasikan di dalamnya sehingga pada akhirnya tugas ini menjadi mendesak.

Biasanya pekerjaan yang dihasilkan di sini berkualitas rendah karena keputusan dan solusi dibuat dengan tergesa-gesa (karena keterbatasan waktu).

Menyelesaikan tugas-tugas di kuadran ini memberikan kepuasan instan. Kita mungkin menikmati menyelesaikan tugas berikutnya dalam daftar setelah menyelesaikan tugas yang pertama. Ini adalah cara yang bagus untuk mendisiplinkan diri sendiri dan mendapatkan harga diri yang lebih tinggi ketika kita telah menyelesaikan tugas yang paling sulit untuk dilakukan. Tapi, semakin banyak tugas-tugas di kuadran ini semakin besar pula waktu dan energi yang kita keluarkan tanpa memberikan kontribusi yang signifikan terhadap tujuan hidup kita.

Karenanya mulailah dengan tugas-tugas di Kuadran ‘DO’  dan kita akan melihat segala sesuatu yang lain akan tampak lebih mudah untuk dilakukan setelah menyelesaikannya.

Cara terbaik untuk memastikan kita menjalankan tugas-tugas ini adalah dengan menggunakan teknik Pomodoro (25 minute focus and 5 minute rest), yang akan membantu kita untuk fokus pada tugas dengan lebih produktif.

 

Kuadran kedua ‘DECIDE’ (Tidak Mendesak dan Penting)

Masukkan tugas dan pekerjaan yang penting dan dapat dicicil secara bertahap di dalam kuadran ini. Walaupun tidak mendesak, namun kita tetap harus menentukan target penyelesaian agar tugas ini bisa berjalan sesuai rencana. Hal yang harus diwaspadai adalah budaya menunda-nunda waktu. Proses mencicil tugas yang tidak mendesak sangat penting agar kita tidak keteteran ketika tenggat waktu sudah dekat, sehingga menerapkan istilah ‘lebih cepat lebih baik’.

 

Kuadran ketiga ‘DELEGATE’ (Mendesak dan Tidak Penting)

Karena tugas-tugas tersebut kurang penting tetapi mendesak, di sinilah memiliki rekan/ partner menjadi sangat penting. Who can do it for you?

Ini adalah tugas yang secara teknis dapat kita lakukan sendiri, tetapi menyarankan orang lain untuk mengerjakan tugas itu berarti memberikan banyak waktu bagi kita untuk menyelesaikan tugas di kuadran pertama dan kuadran kedua. Selain itu juga dapat membangun kepercayaan dengan rekan kita.

Tetapi kita juga harus memeriksa tugas yang didelegasikan untuk memeriksa kemajuannya. Mendelegasikan tanpa memeriksa sama tidak berharganya dengan tidak melakukan tugas sama sekali karena pada akhirnya tidak ada yang dapat dimintai pertanggungjawaban.

Karenanya menyusun skala prioritas menjadi sangat penting sehingga kita tidak bertindak diluar prioritas yang ditentukan oleh orang lain dan merasa dikendalikan karena melaksanakan harapan orang lain. Orang-orang seperti itu berarti membuat kesalahan karena mereka memperlakukan pekerjaan yang tidak penting juga sama pentingnya dan mengeksekusi seolah-olah di kuadran 1.

 

Kuadran keempat ‘DELETE’ (Tidak Mendesak dan Tidak Penting)

Ini membuat kita mempertimbangkan hal-hal yang seharusnya tidak kita lakukan sama sekali dan "menghapus" mereka dari rutinitas harian/mingguan.

Temukan dan hentikan kebiasaan buruk yang pada dasarnya hanya membuang-buang waktu dan tidak membuat kita produktif. Ini adalah pemborosan waktu yang nyata, seperti menjelajahi internet tanpa alasan atau menghabiskan waktu di instagram dan youtube yang tidak penting dan tidak mendesak, berlama-lama nongkrong dengan teman.

Pisahkan tugas yang bermanfaat dan benar-benar akan menambah nilai dari tugas yang membuat kita merasa penting dengan membuat kita sibuk (tidak penting, tidak mendesak). Setelah memisahkannya dengan jelas, terapkan metode konmari dan rapikan tugas-tugas.

Belajarlah untuk mengatakan tidak pada tugas (pertama kepada diri sendiri dan kemudian kepada orang lain) yang tidak mendesak dan tidak selaras dengan tujuan hidup kita. Tugas-tugas yang tidak penting dan tidak mendesak ini adalah upaya membuang-buang waktu yang dapat melepaskan kita dari memberikan nilai yang sebenarnya kepada tujuan hidup kita.

 

 

 

Manfaat Skala Prioritas

 

Adapun manfaat lain dari penyusunan skala prioritas adalah:

 

·         Membuat setiap tugas yang bersifat urgent dan penting dapat diselesaikan dengan maksimal

·         Dapat menyelesaikan tugas secara efektif dan efisien waktu dan tenaga

·         Kehidupan lebih teratur dan produktif

·         Meminimalisir stress

·         Selangkah lebih dekat dengan kesuksesan karena mampu merencanakan dan menyelesaikan tugas-tugas yang berkaitan dengan masa depan dengan baik

·         Tidak merasa dikendalikan oleh harapan orang lain dengan mengerjakan tugas-tugas orang lain

·         Dapat meminimalisir atau bahkan menghilangkan tugas-tugas yang tidak mempunyai nilai dengan tujuan hidup

·         Tidak menyia-nyiakan waktu

·         Lebih banyak waktu rileks jika konsisten dengan skala prioritas

·         Meningkatkan harga diri karena bisa menyelesaikan tugas-tugas

 

 

Cara Membuat Skala Prioritas

 

Berikut ini adalah langkah-langkah yang harus ditempuh untuk mulai membuat skala prioritas

Langkah 1

Buat daftar kegiatan utama atau tugas yang ingin atau perlu diselesaikan.

 

Langkah 2

Berikan skor pada resiko (katakanlah, 0 untuk tidak ada resiko hingga 10 untuk resiko tinggi), dan pada upaya yang terlibat (dari katakanlah, 0 untuk tidak ada upaya nyata hingga 10 untuk upaya besar) pada masing-masing tugas yang sudah ditulis.

 

Langkah 3

Plot kegiatan di Matriks Eisenhower, berdasarkan skor (skor diatas 5 termasuk ke dalam tugas resiko tinggi dan upaya besar)

 

Langkah 4

Prioritaskan dengan tepat, delegasikan atau hilangkan aktivitas yang berdampak rendah.

 

Download Worksheet Skala Prioritas

Tips Penggunaan Eisenhower Matrix

 

·         Buat to do list untuk menempatkan tugas-tugas apa yang harus dilakukan untuk membebaskan pikiran.

·         Selalu buat pertanyaan apa yang layak dilakukan terlebih dahulu.

·         Batasi diri dengan membuat tugas tidak lebih dari delapan tugas per kuadran.  Sebelum menambahkan yang lain, selesaikan yang paling penting terlebih dahulu. Ingat: Ini bukan tentang mengumpulkan banyak tugas tetapi menyelesaikan tugas.

·         Buat hanya satu daftar tugas untuk tugas pribadi atau tugas menuju impian. Dengan begitu kita tidak akan mengeluh belum melakukan apa pun untuk diri sendiri di penghujung hari.

·         Jangan biarkan orang lain mengalihkan perhatian kita. Jangan biarkan orang lain menentukan prioritas kita. Rencanakan di malam hari, lalu kerjakan tugas di pagi harinya. Dan pada akhirnya, kita bisa menikmati perasaan selesai.

·         Terakhir, cobalah untuk tidak terlalu menunda-nunda, juga tidak mengelola tugas secara berlebihan. (‘there is nothing more perfect than doing your best’)

What are you waiting for? Start Now!